Software de gestión documental

Gestión Documental a su Medida

Giitic dentro de las capacidades de su plataforma le ofrece un sistema de Gestión Documental a la medida de su empresa, ya que es posible configurar o parametrizar en cuestión de días las diferentes pantallas, vistas, flujos de trabajo o de aprobación, reportes, formatos, formularios, notificaciones, campos que solo usted requiere, cálculos automáticos con sus propias reglas, perfiles específicos de usuarios, enlaces o integraciones con otras aplicaciones y mucho más.

Ciclo de vida de los documentos, o Document Lifecycle

La gestión Documental física como electrónica tiene el mismo ciclo de vida, a pesar de que la gestión documental digital en principio se conciba diferente a la archivística tradicional, de fondo son equivalentes, ya que es la secuencia de fases que atraviesa un documento; el software de Gestión Documental de Giitic le permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción, el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico.

Ciclo de vida de los documentos y su estrategia de Hardware

El software para Gestión Documental de Giitic le permite implementar una estrategia adecuada de almacenamiento de información de acuerdo con las fases del ciclo vital de los documentos, estas fases son: Archivos en gestión o activos, Archivos intermedios o inactivos y Archivos históricos o permanentes. Este tipo de estrategias permiten una adecuada administración de su inversión, ya que le permiten destinar los recursos apropiados para cada fase o manejo que requiera su información.

Versiones y Vencimientos

La capacidad de versionar documentos y controlar su vigencia les permite a las compañías una administración adecuada de la documentación empresarial, el manejo de manuales, guías, formatos, procedimientos, mapas de procesos, etc. Pueden ser controlados de forma rápida y segura desde su elaboración, su proceso de aprobación, publicación o divulgación y actualización u obsolescencia.

Flujos de trabajo o Workflow

El manejo de procesos o flujos de trabajo sobre la plataforma de Gestión documental de Giitic permite estructurar las tareas y cómo se realizan, se definen plazos de entrega con sus notificaciones, cuál es su orden correlativo y sus responsables, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento y control al cumplimiento de las mismas. La automatización de tareas, atado incluso a un adecuado manejo de la integración de aplicaciones, apoya a las empresas o instituciones al cumplimiento de normativas y les permite hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes.

Reportes y Consultas

Nuestro Software de Gestión Documental cuenta con reportes preconstruidos listos para usar, podrá consultar información en tiempo real desde cualquier dispositivo. También está en la capacidad de construir reportes adicionales a la medida de su negocio, teniendo en cuenta los atributos característicos del documento como la identificación única, el flujo de trabajo o proceso y las personas que intervienen, los tiempos relacionados a cada etapa, la relación entre otros documentos o expedientes, el manejo de casos y su trazabilidad, y muchas variables más.

Más que un Software de Gestión Documental

Las empresas modernas requieren sistemas cada vez mas complejos y potentes, que sean capaces de integrar la operación de todas las áreas de la empresa (VENTAS, COMPRAS, CONTABILIDAD, RECURSOS HUMANOS, PRODUCCION, INVENTARIOS, MERCADEO, SERVICIO AL CLIENTE, TESORERIA, ETC), esto no es posible con la mayoría de los software y en algunos casos es muy costoso lograrlo. Con GIITIC no tendrá este problema ya que cada producto hace parte de una completa suite que le permitirá extender su funcionalidad de forma nativa sin desarrollos e integraciones.

A la medida de su empresa

A diferencia de otros Software de Gestión Documental estándar, GIITIC puede ofrecerle un sistema a la medida de su empresa: Reportes personalizados, formatos PDF, notificaciones personalizadas cuando las requiera, campos que solo usted requiere, cálculos automáticos con sus propias reglas, perfiles específicos para empleados, enlace con procesos de otras áreas o sistemas.

Reportes en todo lugar

Nuestro Software de Gestión Documental cuenta con reportes preconstruidos listos para usar, podrá consultar información en tiempo real desde cualquier dispositivo. Si lo requiere, podemos construir reportes adicionales a la medida de su negocio.

Disponible en todos los dispositivos

Podrá usar nuestro Software de Gestión Documental desde su computador, smartphone o tablet. Puede acceder desde un navegador o una aplicación nativa Android, iOS o Windows. También contamos con características Online/Offline, que permiten a su equipo trabajar en lugares sin conexión a Internet. Existen algunas características que no están disponibles en todas las plataformas, consulte con un asesor.

Conecte todos sus sistemas

Contamos con numerosas integraciones a diferentes sistemas que le permitirán conectar el Software de Gestión Documental a sus sistemas actuales para lograr mejores resultados. En caso de que la integración que requiera no esté desarrollada, nuestro equipo de desarrollo puede hacerlo.

Sin permanencia

Nuestro compromiso es ofrecer soluciones que funcionen, por lo que no manejamos permanencia mínima obligatoria. Esto garantiza que solo pagará por el Software de Gestión Documental si es útil para su negocio, nada de comprar software que luego usted se da cuenta que no sirve o que está incompleto.